ウェブサイトを見ていたら、だらだらやる会議についての記事があったので、自分が日本にいたとき実践していた方法を書いてみる。
私の部署で会議をするときは、いつも事前にレジュメを用意して、それを出席者へ配布しておく。そして、足りない点があれば、連絡してもらう。それを元に、修正をかけて、レジュメは完成。
実際の会議では、その日の議題をホワイトボードに箇条書きで書いて、レジュメに従って進める。
各議題は、進捗を確認して、次回までの目標をはっきり決めておく。もし、進捗が無ければ、ちゃんと理由も記録しておく。
大体会議なんて、たたき台がなければ、ちっとも先に進まないし、折衷案になってしまう。だから、各議題に対して、責任者を立て、その人が実際のたたき台を用意する。
主催者は、レジュメも用意するし、会議では、その辺を把握しながらリードするのだ。
会議後は、レジュメに、決定事項や次回までの目標などを書きこんで出席者へ配布する。これで、終わり。
チームワークはとても大事なことだけど、各個人の責任の上に成り立っていると思う。
